Adjointe Administrative

Offre d'Emploi : Adjoint (e) Administrative - ENGLISH VERSION WILL FOLLOW

Paye : à partir de $ CA23,00 par heure

Description du poste :

Adjointe Administrative– 3 à 5 ans d’expérience

Vieux-Montréal | Temps plein | Présentiel | Cabinet à taille humaine

À propos d’EDA Avocats

EDA Avocats, c’est un cabinet boutique en pleine croissance qui mise sur l’humain.Notre équipe jeune et passionnée évolue dans un environnement stimulant, exigeant, mais toujours bienveillant. Ici, chacun compte réellement : ton expertise, ton équilibre et ton développement professionnel sont au centre de nos priorités.

Nous pratiquons principalement en droit familial, litige civil et commercial, immobilier et affaires, dans une atmosphère de collaboration, de confiance et d’excellence.

Vos responsabilités:

1. Accueil et service à la clientèle

• Accueillir les clients au bureau.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
• Diriger les demandes vers les bonnes personnes.
• Assurer un excellent service à la clientèle.

2. Gestion administrative

• Gérer les agendas des avocats.
• Organiser et confirmer les rendez-vous.
• Préparer les salles de rencontre.
• Commander les fournitures de bureau.
• Effectuer le classement physique et électronique.

3. Gestion des dossiers

• Ouvrir de nouveaux dossiers clients.
• Mettre à jour les informations dans le logiciel de gestion.
• Numériser, classer et archiver les documents.
• Assurer le suivi des dossiers administratifs.

4. Correspondance

• Rédiger des lettres simples et des courriels.
• Préparer des envois postaux ou par messagerie.
• Effectuer des suivis auprès des clients ou des intervenants.

5. Soutien aux avocats

• Préparer des documents administratifs.
• Assembler des cahiers de pièces ou de documents.
• Imprimer, photocopier et numériser des documents.
• Effectuer certaines recherches administratives.

6. Facturation et comptabilité de base

• Préparer les factures.
• Effectuer les dépôts.
• Recevoir les paiements.
• Faire le suivi des comptes à recevoir.
• Collaborer avec la comptabilité.

7. Gestion documentaire

• Vérifier que les dossiers sont complets.
• Respecter les politiques de confidentialité.
• Archiver les dossiers fermés.

8. Coordination

• Coordonner les rendez-vous avec les clients, notaires, huissiers et autres professionnels.
• Réserver les salles de conférence ou les déplacements.
• Organiser certains événements internes.

Compétences recherchées

• Excellente organisation.
• Sens des priorités.
• Discrétion et confidentialité.
• Excellent français écrit et oral (anglais souvent un atout).
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel).
• Connaissance d'un logiciel de gestion juridique (JurisÉvolution, Maître, Clio, etc.) constitue un avantage.
• Service à la clientèle.
• Capacité à travailler sous pression.

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Job Offer - Administrative Assistant

3–5 Years of Experience

Old Montreal | Full-Time | On-Site | Boutique Law Firm

About EDA Avocats

EDA Avocats is a growing boutique law firm that puts people first.

Our young and passionate team thrives in a dynamic, challenging, and supportive environment. Here, every team member truly matters. Your expertise, work-life balance, and professional growth are at the heart of our priorities.

Our practice focuses primarily on family law, civil and commercial litigation, real estate law, and business law, fostering a culture built on collaboration, trust, and excellence.

Your Responsibilities:

1. Reception and Client Service

• Welcome clients to the office.
• Answer telephone calls and emails.
• Direct inquiries to the appropriate team members.
• Provide outstanding client service.

2. Administrative Support

• Manage lawyers' calendars and schedules.
• Schedule and confirm appointments.
• Prepare meeting rooms.
• Order office supplies.
• Maintain both physical and electronic filing systems.

3. File Management

• Open new client files.
• Update information in the practice management software.
• Scan, organize, and archive documents.
• Monitor and follow up on administrative files.

4. Correspondence

• Draft routine letters and emails.
• Prepare mail and courier shipments.
• Follow up with clients and external stakeholders.

5. Support to Lawyers

• Prepare administrative documents.
• Assemble document binders and briefs.
• Print, photocopy, and scan documents.
• Conduct basic administrative research.

6. Billing and Basic Accounting

• Prepare invoices.
• Process deposits.
• Receive and record payments.
• Monitor accounts receivable.
• Assist with accounting-related tasks.

7. Document Management

• Ensure client files are complete.
• Maintain compliance with confidentiality policies.
• Archive closed files.

8. Coordination

• Coordinate appointments with clients, notaries, bailiffs, and other professionals.
• Book conference rooms and arrange travel, when required.
• Assist in organizing internal events.

Qualifications and Skills

• Excellent organizational skills.
• Strong ability to prioritize tasks.
• High level of discretion and confidentiality.
• Excellent written and spoken French (English is considered an asset).
• Proficiency with Microsoft Office (Word, Outlook, Excel).
• Experience with legal practice management software (JurisÉvolution, Maître, Clio, or similar) is an asset.
• Strong client service skills.
• Ability to work effectively under pressure.

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